Il Tono di Voce nella Comunicazione Interna

Noi tutti comunichiamo, ogni giorno, ogni volta che ci rivolgiamo a qualcuno. Comunicare è un fatto intrinsecamente umano che governa i rapporti e le interazioni tra le persone. Ce lo insegna Paul Watzlawick, lo impariamo in azienda (ma non solo!).

Le aziende sono fatte di persone che instaurano relazioni e comunicano: persone che comunicando instaurano relazioni. Sono le persone a fare le aziende e la qualità del loro lavoro dipende da N fattori tra cui lo “stato di benessere” in cui si trovano.
Un ambiente di lavoro tossico porta a performance definibili più o meno con lo stesso aggettivo. Più le persone si sentono accolte, ascoltate e coinvolte, più riescono ad esprimere il proprio potenziale e a lavorare bene.

Le aziende “parlano con le persone e delle persone”. Il sistema relazionale interno all’azienda non è solo un tema HR, bensì un tema di marketing dato che consideriamo la comunicazione come leva (il riferimento è alle 4P del marketing).
I sensi della comunicazione interna sono due: comunicazione verticale, il cui più vicino sinonimo è “gerarchica”, e comunicazione orizzontale che, per definizione, si articola su uno stesso livello (fuori dalle dinamiche gerarchiche). 

Un tono di voce freddo congela la produttività

In azienda, gran parte della comunicazione avviene per iscritto, attraverso email, messaggi e circolari, secondo modalità spesso impersonali e a volte “meccaniche”. Non è raro ricevere comunicazioni standardizzate, asettiche e difficili da comprendere. Di fronte a queste modalità le persone finiscono per ignorare la comunicazione.

Il tono della comunicazione esercita una forte influenza sulle persone che la ricevono. 

I toni di voce freddi hanno un impatto negativo sugli interlocutori, perché si traducono in testi complessi, frasi contorte e vocaboli in disuso che rendono difficile cogliere il messaggio. Inoltre, comunicazioni poco assertive e brusche favoriscono incomprensioni, inibizioni e conflitti. 
Se non capisco, avverto una barriera. Se non capisco, provo frustrazione e indisponenza. 

Adottare il Tov giusto in base al contesto

Parlare con i propri colleghi, con i propri superiori o con i fornitori richiede modalità e registri distinti. Saper trovare la forma giusta per ogni contesto richiede esperienza e allenamento. 
Può capitare che i progetti rallentino o si blocchino perché non ci si riesce ad esprimere chiaramente, perché ci si rivolge alla persona sbagliata o perché non si è abbastanza determinati nell’atto comunicativo. 

Curare la comunicazione interna permette di imparare a riconoscere e usare correttamente il potere delle parole.

Il Tono di Voce va scelto in modo strategico

La scelta va pesata a seconda dello scopo che si intende raggiungere (obiettivo) e della persona con cui ci si relaziona (destinatario della comunicazione). Ma soprattutto, il tono di voce che distingue e caratterizza le relazioni comunicative non dovrebbe discostarsi dal tono di voce con cui l’azienda comunica all’esterno. 

Un tono di voce coerente incarna l’identità dell’azienda e ne trasmette i valori. In questo senso non esiste soluzione di continuità tra la comunicazione interna e quella esterna (o almeno non dovrebbe esistere).

Una distonia tra TOV porta – tendenzialmente – a problemi di comunicazione, ma soprattutto di relazione tra collaboratori e azienda. Un gap in termini di tone of voice si traduce spesso nella caduta di commitment.

Quale dovrebbe essere quindi lo stile delle comunicazioni interno?

Quando si sceglie di comunicare si dovrebbero tenere a mente due obiettivi principali: la chiarezza del messaggio e la sua capacità di risuonare, suscitare sensazioni.

Curare il modo con cui ci si rivolge all’altro aiuta nell’ottenere una comunicazione quantomeno efficace: questo è valido per lo scritto e per il parlato.

È fondamentale che lo stile comunicativo venga associato a un’architettura della comunicazione (in cui si comprende l’infrastruttura comunicativa) che “sorregga” gli atti comunicativi orizzontali e verticali. In sostanza, dopo aver lavorato sull’istituzionalizzazione di una buona comunicazione che individua quelle che definiamo “best practice”, è importante che l’azienda si doti di strumenti, istituzionalizzando processi.

Da non dimenticare

Anche l’assenza di comunicazione è una scelta, o meglio, secondo gli assiomi della comunicazione è essa stessa un atto comunicativo. Una comunicazione scarsa o mancante, volendo definire dei silos emotivi, fa sentire le persone ignorate e demotivate. Evitare di comunicare genera mancanza di coinvolgimento e quindi disinteresse verso l’azienda. 

Le persone demotivate non lasciano fiorire il loro potenziale! La comunicazione, è, in questo senso, fertilizzante!